Cum se imprimă automat e-mailurile și atașamentele

A avea succes în lumea de astăzi are mult de-a face cu găsirea de soluții fiabile și automate care să vă accelereze fluxul de lucru și să vă ușureze munca. Dacă lucrați în vânzări, vânzări cu amănuntul sau într-un sector similar, este posibil să primiți o mulțime de atașamente de e-mail cu comenzi și chitanțe care trebuie tipărite. Dar dacă trebuie să tipăriți lucruri frecvent, ar putea deveni rapid o slujbă cu normă întreagă. Într-o situație ca aceasta, automatizarea tipăririi atașamentelor dvs. de e-mail vă va elibera cu siguranță mult timp.

Dar rețineți că acest proces de automatizare nu poate fi realizat printr-o aplicație web precum Gmail.com sau Outlook.com. Până în prezent, numai clienții de e-mail sunt capabili să realizeze această funcționalitate. Chrome și Firefox au o serie de extensii / programe de completare care vor face imprimarea atașamentelor de e-mail mai ușoară și mai rapidă, dar nu sunt capabile să automatizeze întregul proces.

Utilizarea clienților de e-mail pentru a imprima automat atașamente de e-mail

Folosirea unui client de e-mail precum Outlook sau Thunderbird deschide o nouă cale de automatizare a posibilităților. Cu extensiile, suplimentele și / sau scripturile potrivite, vă puteți configura clientul de e-mail pentru a imprima orice coadă, inclusiv Mesaje primite. Apoi puteți seta reguli specifice pentru a imprima e-mailul urmat de atașament sau pentru a imprima atașamentul exclusiv. Puteți deveni chiar mai specific configurând clientul dvs. de e-mail pentru a imprima pe baza expeditorului sau pe baza tipului de fișier al atașamentului.

Notă: Furnizorul dvs. de e-mail nu este important. Atâta timp cât utilizați un client de e-mail dedicat, cum ar fi Outlook sau Thunderbird, acest lucru ar trebui să funcționeze cu orice furnizor de e-mail (Gmail, Hotmail, Yahoo etc.) dacă acestea sunt configurate corect.

Dacă utilizați Outlook, există o mulțime de programe de completare plătite care vă vor permite să faceți acest lucru cu ușurință. Iată câteva exemple bune:

  • Office Addins
  • EZDetach
  • Imprimare automată
  • Instrumente de imprimare pentru Outlook

Notă:  toate suplimentele de mai sus vor costa peste 20 USD, dar majoritatea vor oferi o perioadă de probă.

Dacă nu doriți să cheltuiți bani, există alternative gratuite pentru automatizarea tipăririi atașamentelor dvs. de e-mail. Dar rețineți că va trebui să petreceți ceva timp adaptându-vă clientului dvs. de e-mail. În cazul în care decideți să mergeți pe acest traseu, permiteți-ne să vă facilităm munca. Am inclus trei metode pas cu pas care vă vor ajuta să realizați această funcționalitate cu contul dvs. de e-mail.

Cea mai elegantă soluție care va imprima automat e-mailuri și atașamente de e-mail este utilizarea unui software dedicat. Dar configurarea unui manager de e-mail extern pentru automatizarea acestui proces va necesita în cele din urmă să cheltuiți niște bani. Urmați Metoda 1 pentru a configura Managerul de e-mail automat 6 pentru a vă imprima e-mailurile și atașamentele de e-mail. Acestea oferă o perioadă de încercare de 30 de zile, astfel încât veți putea încerca gratuit înainte de a cheltui bani.

A doua metodă ( Metoda 2 ) implică adăugarea unui script VBA și a unei reguli în Outlook. Deși vă va necesita să obțineți destul de tehnic, este cel mai eficient ghid dintre cele două. Dacă nu vă place în mod deosebit Outlook, puteți merge pe o altă cale ( Metoda 3 ) și puteți utiliza Thunderbird împreună cu două extensii pentru a vă imprima automat e-mailul.

Când sunteți gata să începeți, urmați una dintre metodele de mai jos pentru a automatiza imprimarea atașamentelor dvs. de e-mail. Sa incepem.

Metoda 1: Utilizarea Automatic Email Manager 6 pentru a imprima atașamente de e-mail

Dacă nu utilizați un client de e-mail dedicat precum Outlook sau Thunderbird, atunci configurarea unui manager de e-mail extern este cea mai fiabilă soluție. Automatic Email Manager 6 vă  va permite să conectați orice casetă de e-mail, inclusiv POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, iar lista continuă.

Software-ul vă va permite să definiți acțiuni specifice folosind un sistem de reguli intuitiv. Vă va permite să imprimați de la anumiți expeditori sau să imprimați numai atașamentele din e-mailuri. Urmați ghidul de mai jos pentru a instala și configura Automatic Email Manager 6 pentru a imprima automat e-mailurile și atașamentele de e-mail:

  1. Descărcați programul de instalare de pe site-ul oficial. Dacă doriți să îl testați mai întâi, faceți clic pe Descărcați demonstrația.

  2. Deschideți Automatic Email Manager și urmați instrucțiunile de pe ecran pentru al instala pe sistemul dvs.

  3. Porniți aplicația și introduceți un nume care va fi utilizat pentru referința contului dvs. Apoi, selectați E-mail cu această adresă și introduceți e-mailul dvs. de unde doriți să imprimați e-mailurile. În cele din urmă, apăsați Următorul pentru a continua.

  4. Selectați tipul de e-mail din listă. Dacă furnizorul dvs. de e-mail nu se află în lista predefinită, selectați opțiunea furnizorului de e-mail predefinit și căutați configurația dvs. de e-mail. Apăsați Next pentru a continua mai departe.

  5. În fereastra următoare, începeți prin a verifica dacă adresa serverului e-mailului dvs. este corectă. Dacă este, introduceți adresa de e-mail și parola în casetele de mai jos. Apoi, faceți clic pe Testare conexiune pentru a vă asigura că configurația dvs. funcționează. În cele din urmă, apăsați Următorul .

  6. Setați intervalul de verificare a contului dvs. în funcție de nevoile dvs. De asemenea, îl puteți configura pentru a verifica numai în zilele dvs. lucrătoare făcând clic pe Advanced Scheduler . Apăsați Next pentru a avansa.

  7. Apoi, faceți clic pe Adăugare acțiune. Selectați Imprimare atașamente sau Imprimare corp e-mail , în funcție de ce aveți nevoie. Apăsați Următorul și selectați imprimanta pe care doriți să o utilizați.

  8. Apoi veți avea opțiunea de a aplica un anumit filtru selectând Nu . Dacă doriți ca operațiunea să fie aplicată tot timpul, selectați Da . În cele din urmă, apăsați Ok pentru a confirma acțiunea pe care tocmai ați creat-o.

    Notă: Dacă doriți ca software-ul să imprime atât corpul e-mailului, cât și atașamentele, continuați și creați o a doua acțiune cu celălalt scenariu. De exemplu, dacă prima dvs. acțiune a fost despre imprimarea atașamentelor, creați o a doua care va imprima corpul e-mailului.

După ce ați apăsat OK , Managerul automat de e-mailuri va începe să vă verifice căsuța de e-mail și să imprime tot ceea ce îndeplinește criteriile stabilite anterior.

Metoda 2: Utilizarea Outlook pentru a imprima automat atașamente de e-mail

Outlook este cel mai popular client de e-mail, deci, dacă slujba ta se învârte în jurul contului tău de e-mail, este probabil să îl folosești deja. Outlook este extrem de configurabil și vă va permite să imprimați atașamente de e-mailuri primite.

Pentru a face acest lucru, vom crea un script VBA în Outlook și apoi îl vom folosi cu o regulă Outlook. Iată o prezentare completă a întregului proces:

Notă: Următorii pași sunt confirmați să funcționeze în Outlook 2016. Deși nu am testat cu versiuni mai vechi, scriptul de mai jos ar trebui să funcționeze teoretic cu toate versiunile Outlook până la Outlook 2010.

Crearea unui script VBA + regulă pentru a imprima automat atașamentele de e-mail în Outlook

  1. Deschideți Outlook și accesați fila Dezvoltator din bara de instrumente, apoi faceți clic pe butonul Visual Basic .

    Notă: dacă nu vedeți fila Dezvoltator, accesați Fișier și faceți clic pe Opțiuni. De acolo, faceți clic pe fila Personalizați panglica și bifați caseta de lângă Developer . Apăsați Ok pentru a confirma. Acum, fila Dezvoltator ar trebui să fie vizibilă în panglica din partea de sus a ecranului.

  2. Odată ce fereastra Microsoft Visual Basic pentru aplicații este activă, extindeți arborele Project1 (în stânga). Apoi, faceți dublu clic pe ThisOutlookSession .

  3. Acum lipiți următorul cod de script în fereastra Project1 (pe dreapta): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)

    On Error GoTo OError'Detects folder temporar

    Dim oFS Ca FileSystemObject

    Dim sTempFolder As String

    Setați oFS = New FileSystemObject

    „Locația temporară a folderului

    sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Creează un folder Temp special

    cTmpFld = sTempFolder & „\ OETMP” & Format (Acum, „aaaaaaaaaaaaaaa”)

    MkDir (cTmpFld) 'Salvează și imprimă atașamentul

    Dim oAtt As Atasament

    Pentru fiecare oAtt în articol.Atașamente

    FileName = oAtt.FileName

    FullFile = cTmpFld & „\” & FileName'Salvarea atașamentului

    oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Tipărește atașamentul

    Setați objShell = CreateObject („Shell.Application”)

    Setați obiectFolder = objShell.NameSpace (0)

    Setați objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx („print”) Următorul oAtt'Curăță fișierele temp

    Dacă nu oFS nu este nimic, atunci setați oFS = Nothing

    Dacă nu objFolder nu este nimic, atunci setați objFolder = Nothing

    Dacă nu objFolderItem is Nothing, atunci setați objFolderItem = Nothing

    Dacă nu objShell is Nothing, atunci setați objShell = NothingOError:

    Dacă Err 0 Atunci

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Eroare. Ștergeți

    End If

    Exit SubEnd Sub

    oAtt.SaveAsFile (FullFile)

    Setați objShell = CreateObject („Shell.Application”)

    Setați obiectFolder = objShell.NameSpace (0)

    Setați objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

    objFolderItem.InvokeVerbEx („print”)

    Următorul oAtt

    Dacă nu oFS nu este nimic, atunci setați oFS = Nothing

    Dacă nu objFolder nu este nimic, atunci setați objFolder = Nothing

    Dacă nu objFolderItem is Nothing, atunci setați objFolderItem = Nothing

    Dacă nu objShell is Nothing, atunci setați objShell = Nothing

    OError:

    Dacă Err 0 Atunci

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Eroare. Ștergeți

    End If

    Ieșiți din Sub

    Sfârșitul Sub

  4. Odată ce ați lipit codul în Project1 , accesați Instrumente (în secțiunea de sus a ecranului) și faceți clic pe Referințe.

  5. Derulați în jos și bifați caseta de lângă Microsoft Scripting Runtime. Faceți clic pe OK pentru a salva opțiunea și a închide fereastra Referințe .

  6. Acum apăsați pictograma Salvare din colțul din stânga sus al ferestrei Visual Basic . Acum puteți închide în siguranță Visual Basic .

  7. Apoi, accesați Fișier și faceți clic pe Reguli și alerte .

  8. Faceți clic pe Regula nouă,  apoi faceți clic pe Aplicați regula la mesajele pe care le primesc . Faceți clic pe Următorul pentru a continua.

  9. Acum trebuie să decideți condiția care trebuie îndeplinită. Dacă doriți ca toate atașamentele dvs. să fie tipărite, bifați caseta de lângă „ care are atașament”. Apăsați Next pentru a continua.

    Notă:  dacă nu doriți să imprimați toate atașamentele, puteți utiliza o altă condiție aici. Scriptul ar trebui, de asemenea, să funcționeze cu anumiți expeditori sau cuvinte specifice.

  10. În fereastra următoare, bifați caseta de lângă rularea unui script. Apoi, faceți clic pe un script , evidențiați ThisOutlookSession și apăsați Ok . Apoi, apăsați Terminare pentru a confirma.

  11. În fereastra Reguli și alerte , asigurați-vă că este bifată caseta de lângă regula pe care tocmai ați creat-o. Când este, apăsați Aplicare.

Asta e. Atașamentele de e-mail ar trebui să iasă automat din imprimantă imediat ce le primiți.

Important: rețineți că acest lucru va funcționa numai în timp ce Outlook este deschis și contul dvs. de e-mail este configurat pe acest computer. De asemenea, asigurați-vă că imprimanta dvs. este complet configurată și are toate driverele necesare.

Metoda 3: Utilizarea Thunderbird pentru a imprima automat e-mailuri

Mozilla Thunderbird este un client de e-mail gratuit, open source. Comunitatea din spate este foarte activă, permițându-vă să găsiți o mulțime de extensii care să se adauge la funcționalitatea deja excelentă.

Revenirea la sarcina la îndemână - configurarea Thunderbird pentru imprimarea automată a e-mailurilor nu este dificilă, dar vă va cere să investiți ceva timp. Vom folosi două extensii: FitaQuilla și Instrumente de imprimare.

Notă: rețineți că această metodă nu va imprima atașamentul dintr-un e-mail. Se va imprima doar titlul și corpul e-mailului primit. Dacă corpul e-mailului include fișiere jpeg sau png, acestea vor fi, de asemenea, tipărite.

Configurarea Thunderbird pentru imprimarea automată a e-mailurilor este destul de ușoară. Singurul dezavantaj minor este FitaQuilla - extensia nu este actualizată pentru a fi compatibilă cu cea mai recentă versiune de Thunderbird, deci va trebui să o instalați manual.

Dacă decideți să utilizați Thunderbird pentru a imprima în mod eficient atașamentele de e-mail, urmați ghidul de mai jos.

Utilizarea Thunderbird + FitaQuilla + Instrumente de imprimare pentru a imprima automat atașamente de e-mail

PS: Această metodă poate funcționa sau nu.

  1. Descărcați și instalați cea mai recentă versiune a Thunderbird de pe site-ul oficial.
  2. Descărcați opțiunile FiltaQuilla și Printer în sistemul dvs.

  3. Deschideți Thunderbird, atingeți pictograma meniu din colțul din dreapta sus și faceți clic pe Suplimente.

  4. Atingeți pictograma roată și faceți clic pe Instalați suplimentul din fișier.

  5. Navigați de unde ați descărcat programul de completare, selectați-l și faceți clic pe Deschidere .

  6. Repetați pașii 4 și 4 cu cealaltă extensie și reporniți Thunderbird.
  7. Odată ce Thunderbird se deschide din nou, accesați Add-ons> Extensions și faceți clic pe butonul Options din PrintingTools .

  8. Selectați opțiunile de imprimare globală și bifați caseta de lângă Imprimare fără fereastra de dialog . Apăsați Ok pentru a salva selecția.

  9. Faceți clic din nou pe butonul meniu și accesați Filtre pentru mesaje> Filtre pentru mesaje.

  10. Faceți clic pe butonul Nou pentru a crea un filtru nou. Începeți prin a insera un nume pentru filtrul dvs. Apoi, bifați caseta de lângă Obținerea de e-mailuri noi și filtrați-o după clasificarea junk . După aceea, setați condiția la Stare atașament> Este> Are atașamente . În cele din urmă, setați ultima acțiune la Imprimare , apoi apăsați Ok pentru a salva.

  11. Acum reveniți la fereastra Filtre pentru mesaje și asigurați-vă că filtrul este activat.

Asta e. Clientul dvs. de e-mail Thunderbird este acum configurat pentru a imprima automat e-mailurile Asigurați-vă că este activat și că e-mailul dvs. este configurat corect în Thunderbird.